כל מה שרציתם לדעת על הפקת כנס

במערבון המשובח "חדשות העולם הגדול" מסופר על קפטן שחי מתישהו במאה ה-19 ומתפרנס ממסעות בהם הוא מקריא למקומיים את החדשות מהעולם הגדול. זה קצת מזכיר את מה שעונה להגדרה של כנס בימנו, אלא שאז הפקת הכנס הייתה כרוכה בחדשות אפורות, עגלון, עיתון ואורך רוח, ואילו היום הפקת כנס היא סוג של מקצוע והתמחות בפני עצמה – כל מה שרציתם לדעת על הפקת כנסים במאמר שלפניכם. 

נוסחת חמש מתוך חמש מתוך שלוש

הפקת כנס היא המסגרת שתוחמת את גבולות הגזרה של הכנס החל מרגע ההחלטה על קיומו ועד השלב שאחרון האורחים עוזב את המתחם. על מנת להפיק כנס מוצלח יש להתחיל בתכנונו מספר חודשים קודם. אם תקפידו על 5 מתוך 5 הפרמטרים בתוך שלושת האלמנטים החשובים, מובטח לכם כנס מנצח – באחריות !

תוכן

1. הגדרת הצורך בקיומו של הכנס
2. הגדרת קהל היעד וכמות האנשים
3. בחירת התכנים ובניית מהצגות
4. בחירת המרצים ושילובם בסדר היום באופן שישמור על ערנות ועניין מצד הקהל
5. בניית תוכנייה לכנס

לוגיסטיקה

1. קביעת תאריך, שעת התחלה וסיום וכן בחירת אולמות כנסים מתאימים
2. הסדרת כל האישורים בנושאי בטחון, בטיחות, הזנה, חניה, נגישות, אחזקה וניקיון
3. קבלת החלטות בעניין תקרובת – האם תוגש ארוחה או רק כיבוד ונשנושים. האם שולחן 

רץ או רק בפתיחה

4. צילום הכנס – צילום וידאו, רק תמונות או שניהם יחד
5. התקשרויות חוזיות אם נותני שירותים ותיאום לו"ז המרצים.

שיווק ומיתוג

1. הפקת הזמנות
2. פרסום הכנס במדיה
3. בחירת קונספט עיצובי ממותג של האולם והמתחם
4. שילוב הרמוני וממותג של נותני השירותים  

5. שי קטן וממותג לבאי הכנס.

> קבלו טיפים לבחירת חדרי ישיבות להשכרה